Kontrola przebiegu realizacji projektu – jest oczywiście niezbędna w naszych codziennych pracach. Ale czy dodatkowy audyt naszych działań to dobry pomysł? Oczywiście! I nie chodzi tutaj o sprawdzenie jak „pracujemy”, ale czy proces zarządzania projektami jest efektywny (pod różnymi względami). Przecież w projekty te zaangażowane są różne osoby i grupy. Dlatego nie bójmy się tego, a efekty mogą tylko nam pomóc.

Formy prowadzenia audytów mogą być różne. Działania takie mogą być realizowane zarówno przez nas – PM’ów, nasze zespoły projektowe jak i zewnętrznych audytorów.

Niezależnie od przyjętej strategii, myślę, że możemy rozróżnić 2 grupy audytów:

1. W czasie trwania projektu:

• „project performance” audyt,
• „pre-project” audyt,
• „post-project” audyt.

2. Po zakończenie projektu:

• „project management” audyt.

„Project performance” audyt

Pokazuje nam skuteczność prowadzonych działań oraz używane dokumenty projektowe. Nacisk jest kładziony na ocenę i potwierdzenie zdolności projektu do realizacji określonych celów. Przeprowadzamy również dokładną analizę aspektów finansowych i biznesowych. Ten rodzaj audytu powinien być przeprowadzany systematycznie, aż do czasu zakończenia projektu. Najlepiej gdy jest wykonywany przez osobę z zewnątrz, bezstronną.

Kontrola ta powinna obejmować:

• skuteczność realizacji planu projektu oraz planów dodatkowych,
• zarządzanie zasobami,
• efektywność współpracy z dostawcami zewnętrznymi,
• realizację zobowiązań umownych z Klientem,
• zgodność kosztów z planem projektu,
• zgodność z określonym harmonogramem,
• zarządzanie ryzykami.

„Pre-project” audyt

Badanie to powinno być realizowane po planowaniu a przed rozpoczęcie realizacji projektu. Efektem tego audytu jest potwierdzenie gotowości do startu. To przejście z fazy planowania do realizacji jest zwykle wykonywane przez PM’a.

Kontrola ta powinna obejmować sprawdzenie:

• dokumentów zarządzania projektami (w tym zgodność z przyjętymi standardami),
• dokumentów (np. umów, SOW) odnośnie współpracy z podmiotami zewnętrznymi,
• gotowości dostawcy zewnętrznego,
• zgodności oczekiwań Klienta z celami projektu.

„Post-project” audyt

Weryfikacja taka odbywać się powinna po etapie realizacji projektu, gdy cele zostały zaakceptowane. Wynik audytu potwierdza gotowość do zamknięcia. To przejście z fazy realizacji do zamknięcia jest zwykle wykonywane przez nas – PM’ów.

Kontrola ta powinna obejmować sprawdzenie:

• akceptacji wszystkich rezultatów projektu przez Klienta,
• przekazania efektu projektu dla Klienta,
• powstania tzw. lessons learned,
• zakończenia współpracy z dostawcami zewnętrznymi,
• zwolnienia zasobów.

Powyższe 3 propozycje audytów sprawią, że będziemy postrzegani jako pro-aktywni PMi. A takie dodatkowe monitorowanie naszych działań będzie tylko z korzyścią dla naszej firmy.

„Project management” audyt

Tego typu weryfikacje pozwalają na kompleksowe badanie skuteczności wdrożonych w naszych firmach metodologii Zarządzania Projektami. Często działania takie są prowadzone przez dedykowane osoby lub działy (np. PMO). Efekty tych audytów to lepsze planowanie przyszłych projektów oraz zmiana (poprawa) wdrożonych już metodologii.

Temat audytu projektu jako całości jest oczywiście bardzo szeroki. Postaram się go przedstawić bardzo szczegółowo w jednym z przyszłych wpisów na blogu (wraz z załączeniem propozycji templatek dokumentów używanych w tym procesie).

Tymczasem – pozdrawiam!

Sławek.