Interesariusze projektówCzy i jak zarządzacie wszystkimi interesariuszami w projektach? Dbając o nich musimy pamiętać o wielu istotnych działaniach.

Identyfikacja?
Na starcie projektu musisz zidentyfikować wszystkie osoby (organizacje), których dotyczy projekt (pośrednio oraz bezpośrednio). Interesariuszy może przybywać w trakcie trwania projektu.

Jakie są ich wymagania?
Musisz poznać wymagania i oczekiwania płynące od wszystkich znanych Ci interesariuszy. Konieczne jest też określenie zakresu, który nie jest objęty w Twoim projekcie. Bez tego Twój projekt narażony jest na poważne opóźnienie, przekroczenie kosztów a nawet na finalną porażkę.

Jak i kiedy się komunikować?
Informacje te muszą być ściśle określone w początkowej fazie planowania projektu. Uwzględniamy częstotliwość i kanał komunikacji, a wszystkie przesyłane informacje (raporty, metryki) powinny być jasno przedstawione i wytłumaczone.

Utrzymujmy widoczną wizję projektu!
Skupmy się na jasnym precyzowaniu wizji celu projektu w czasie realizacji. Wszyscy Interesariusze powinni mieć bieżący dostęp do takich informacji. Pozwoli nam to na skupieniu ich pełnej uwagi na tym co jest rzeczywiście istotne.

Zapewnijmy im zaangażowanie w projekcie!
Niezwykle ważne jest , aby w czasie trwania całego projektu angażować naszych interesariuszy w różne działania projektowe, typu: udział w analizach ryzyk i przypisywanie odpowiedzialności za nie, zaangażowanie w rozwiązywanie problemów, tworzenie lessons learned.

Co zostało zrobione?
Interesariusze powinni wiedzieć, a nawet uczestniczyć w procesie akceptacji poszczególnych etapów prac projektowych.

Ostatnie 5 miesięcy było okresem zerowej aktywności mojej na blogu PM Life. Ale w życiu działo się dużo. Kilka projektów zakończonych sukcesem, na kilku innych nauczyłem się czegoś nowego :) W życiu osobistym też kilka pozytywnych zmian.

Ostatnie dni poświęciłem na dodanie kilku modyfikacji na blogu. Zmiany te nie będą bezpośrednio widoczne, ale w znaczący sposób ułatwiają tworzenie wpisów i dzielenie się nimi w innych miejscach internetu.

Czuję, że nadchodzą dobre czasy. Także zabieram się do roboty. Pozdrawiam Was! Do poczytania niedługo.

Audyt w projektachKontrola przebiegu realizacji projektu – jest oczywiście niezbędna w naszych codziennych pracach. Ale czy dodatkowy audyt naszych działań to dobry pomysł? Oczywiście! I nie chodzi tutaj o sprawdzenie jak „pracujemy”, ale czy proces zarządzania projektami jest efektywny (pod różnymi względami). Przecież w projekty te zaangażowane są różne osoby i grupy. Dlatego nie bójmy się tego, a efekty mogą tylko nam pomóc.

Formy prowadzenia audytów mogą być różne. Działania takie mogą być realizowane zarówno przez nas – PM’ów, nasze zespoły projektowe jak i zewnętrznych audytorów.

Niezależnie od przyjętej strategii, myślę, że możemy rozróżnić 2 grupy audytów:

Czytaj resztę tego wpisu »

Nasza praca w dużej części polega na dostarczaniu produktów projektów, aby finalny efekt mieścił się w tzw. trójkącie ograniczeń (czas, budżet, zakres). Wszystko z tym jest oczywiście ok. Ale … :) Kiedy planujemy projekt, starajmy się, by na jak najwcześniejszym etapie dostarczyć mierzalny „deliverable” (swoją drogą to czasami brakuje dobrych, polskich, odpowiednich do anglojęzycznych – zwrotów). Pokażmy szybkie, natychmiastowe i pozytywne rezultaty z kierowanego projektu. Takie działanie zapewni nam dodatkowy poziom zaufania klienta, interesariuszy oraz członków zespołu.

„Belive in your eyes more than your ears” :)

Miłego dnia! Sławek.

Prawo Parkinsona, Murphy’ego, Syndrom Studenta – znacie? Każdy zna, każdy to ma, każdy z tym walczy. Zjawiska nie tylko występujące w zespołach projektowych, ale także u PM’a. Wstyd się przyznać – ale u mnie też. Muszę coś z tym zrobić. Spróbuję zmienić moje podejście u podstaw – spróbuję wprowadzić metodę CCM (Critical Chain Method). Stosowana najczęściej – również w moim przypadku – metoda ścieżki krytycznej powinna być zastąpiona.

Wiedzę teoretyczną myślę, że już mam. Od bardzo ogólnych podstaw z PMBoK’a, po inspirujące podejście teorii ograniczeń, z której to CCM wprost się wywodzi. W tym miejscu mogę śmiało polecić kolejną książkę: „Łańcuch Krytyczny” Goldratt’a. Jest to jedyna w swoim rodzaju powieść opisująca zarządzanie czasem w projekcie – nie tylko sposoby poprawnego planowania, ale również bardzo dużo wskazówek i narzędzi do codziennej pracy. W książce znajdziecie najbardziej znane problemy z życia skonfrontowane z metodą ścieżki krytycznej. Nie spotkałem jeszcze mądrzejszej książki dotyczącej CCM, zarządzania czasem oraz buforem w projekcie. Lekturę uznaję za podstawową dla każdego PM’a.

Wracając do samej metody CCM, to na wstępie można już się domyślić, że będzie to jedna z trudniejszych metod do wprowadzenia. Dlaczego? Dotyczy zmiany osobistego podejścia każdego z członków zespołu do realizacji zadań. Trudno będzie mi przełamać moje podejście – a co dopiero z resztą zespołu… CCM z założenia ma prowadzić do ukończenia projektu w najkrótszym możliwym terminie. Każde z zadań w CCM powinno rozpocząć się w najbliższym terminie i zakończyć najszybciej jak to możliwe. Bufor czasowy projektu jest umieszczany na końcu ścieżki krytycznej.  A kontrolę projektu pod kątem czasu – robimy poprzez kontrolę buforów: projektowego oraz bezpieczeństwa.

Jak wyjdzie w praktyce? Będę Was na bieżąco informował. Zacznę oczywiście od projektów o mniejszym ryzyku i mniejszym poziomie skomplikowania. Mam nadzieję, że CCM pozwoli mi na pozbycie się przynajmniej części problemów związanych z czynnikami ludzkimi.

Życząc sobie powodzenia, pozdrawiam.

Czy same standardy zarządzania i kierowania projektem wystarczą aby osiągnąć sukces? Czy ogólnie znane metodyki są jedynymi mechanizmami do zrealizowania projektu? Nie.

O ile PMI, PRINCE2, Agile opisują jak zarządzać zespołem projektowym – to co z zarządzaniem własnego czasu i własnej produktywności? Czy jesteśmy na tyle asertywni, aby w pełni realizować nasze zadania?

I w tym miejscu chciałbym polecić mało jeszcze znaną w Polsce metodę GTD (Getting Things Done). Jest to najbardziej spójny, skuteczny i konkretny system z jakim się spotkałem. Jest w bardzo prosty i zwięzły sposób opisany w książce Davida Allen’a „Getting Things Done”. Polecam każdemu, nie tylko PM’om, przeczytanie tej książki. Gwarantuję, że czas na nią poświęcony nie będzie stracony – co więcej – zwróci się w niewyobrażalnej skali.

Nie będę opisywał tej metody, gdyż zależy mi aby każdy sięgnął po tę pozycję osobiście.  Mogę tylko zapewnić, że korzystając z GTD od prawie roku, mogę w pełni skoncentrować się nad tym co jest w pełni istotne. Podstawową siłą jaką dało mi GTD jest możliwość praktycznie natychmiastowego podejmowania decyzji. A dzięki dyscyplinie jaką narzuca mi ta książka, poprawiło się moje podejście do codziennych zadań, a w efekcie rezultaty realizowanych projektów. A wzbogacając metodykę o narzędzia typy Outlook czy BlackBerry nie wyobrażam sobie powrotu do normalnego zarządzania sobą, własnym czasem i zadaniami. GTD to nie tylko podejście do spraw służbowych. Można ją śmiało wykorzystywać w życiu prywatnym, calach i zadaniach osobistych. Polecam!

Podsumowując: kupuj, czytaj, stosuj!

Nasi pracodawcy wymagają od nas coraz więcej, szybciej i lepiej. Znacie to? :) Jest to logiczne i łatwe do uzasadnienia. Ale czy jesteśmy w stanie wydłużyć nasz dzień, aby mieć więcej czasu? Nie! Jednak możemy popracować nad naszą sprawnością i efektywnością. Poniżej możecie przeczytać moje podstawowe zasady, którymi staram się kierować codziennie.

  1. Redukuję „rozpraszacze”. Zadaniom, które właśnie wykonuję, staram się poświęcić maksimum koncentracji. Dlatego mam powyłączane w Outlook’u wszelkie wyskakujące okienka i powiadomienia o nowych wiadomościach. A telefon często jest ściszony.
  2. Robię to co lubię. Taka praca idzie łatwiej i szybciej. Próbuję znaleźć sposoby, aby robić więcej zadań, które sprawiają mi przyjemność.
  3. Biorę krótkie i regularne przerwy. To prosta i ważna czynność. Kawa, herbata, spacer lub zwykłe rozprostowanie nóg.
  4. I na bieżąco staram się stosować metodę GTD – zmodyfikowana oczywiście o moje osobiste preferencje.

A Wy? Jakie macie swoje patenty? :)

Pozdrawiam, Sławek.

Przez ostatnie 3 miesiące na stronach bloga była obecna sonda, z pytaniem do Was wszystkich:

Jaki jest największy grzech Zarządzania Projektami?

Dziękuję Wam za wyrażenie swojej opinii. Zgodnie z moimi przypuszczeniami wygrała odpowiedź:

Brak zarządzania 27 %

A dalej była następująca kolejność:

Obietnice bez pokrycia 17 %

Chaos 17 %

Zgadywanie 14 %

Biurokracja 13 %

Nadzieja 8 %

Obwinianie 3 %

Wasza opinia potwierdza powszechnie znany pogląd, o tym jak bardzo praca Kierownika Projektu jest potrzebna. To ta rola odpowiada za „największy grzech PM” – brak zarządzania. Trochę dziwi mnie miejsce drugie, czyli „obietnice bez pokrycia”. Ale może z takimi sytuacjami za rzadko się spotykam. Cieszy mnie fakt, iż „obwinianie” jest na ostatnim miejscu. Jest to czynnik ściśle ludzkich odruchów, odruchów które nie powinny mieć miejsca w profesjonalnym świecie.

Dziękując za Wasz udział – pozdrawiam!

Sławek

Zastanawialiście się kiedyś jak będzie wyglądać (albo jak byście chcieli, aby wyglądała) tematyka Zarządzania Projektami w przyszłości – za 10, 20, 30 lat?

Czy obecny stan jest już idealny i nie trzeba nic zmieniać?

Czy może zmiany będą tak drastyczne, że realizacja projektów będzie odbywać się totalnie inaczej?

Coś się powinno zmienić w dłuższym okresie czasu! Pytanie co…

Czytaj resztę tego wpisu »

Dzisiaj krótko. Pamiętajcie – jedyna pewna rzecz to zmiany (nie tylko w zarządzaniu projektami, ale także w życiu). Nie walczcie z nimi, tylko adaptujcie się do nich!